Seja qual for o seu negócio, provavelmente já existe uma solução de software disponível que atenda às demandas específicas do seu setor. Uma solução que empresas de todos os tamanhos tendem a comprar é o software ERP . Mas, o que é ERP? ERP significa planejamento de recursos empresariais. Então, o que exatamente esse termo significa e como os sistemas ERP funcionam? Nós vamos te expllicar! Continue lendo para saber mais sobre os recursos básicos do software, instalação e implementação.

O que exatamente significam os sistemas ERP?

Você deve pensar nos sistemas ERP como uma ferramenta. Ela mantém um banco de dados de informações relacionadas aos processos de negócios, desde os recursos humanos até o gerenciamento de relacionamento com o cliente. É muito mais do que apenas um banco de dados. Muitas soluções de ERP permitem a automação e a integração de processos de negócios. Desta forma, reduzem a quantidade de trabalho manual que sua equipe deve executar.

Os sistemas ERP garantem comodidade e automação dos processos da empresa

Por exemplo, uma solução de cadeia de suprimentos de ERP pode receber um pedido do cliente e, em seguida, enviar automaticamente essas informações para o centro de distribuição que está posicionado de maneira mais eficiente para concluir o pedido em tempo hábil. Se você já notou que o endereço de retorno dos pacotes que você recebe do mesmo fornecedor nem sempre é o mesmo, provavelmente já viu o resultado dessa tecnologia em primeira mão. Dependendo da solução de ERP que você selecionar, seu software poderá analisar os níveis de estoque. Além disso, verifica os tempos de remessa e outros fatores para decidir qual centro de distribuição seria mais produtivo e econômico na conclusão de um pedido.

Em geral, o ERP usa um banco de dados centralizado para vários processos de negócios. Isto reduz o trabalho manual e simplifica os fluxos de trabalho de negócios existentes. Os sistemas ERP geralmente contêm painéis nos quais os usuários podem analisar dados em tempo real coletados de toda a empresa. Esta medida visa medir a produtividade e a lucratividade.

Sistemas ERP permitem riqueza de informações e simplificação de processos

Sem o software ERP, os dados são isolados por departamento e podem ser difíceis de acessar em uma empresa. Mas, ao usar um ERP, os dados de vários departamentos podem ser facilmente compartilhados e visualizados em uma organização. Essa riqueza de informações e simplificação pode ajudar no desenvolvimento de metas de negócios. Além disso, pode reduzir a quantidade de tempo que seus funcionários gastam em tarefas que podem ser automatizadas.

Quais são alguns dos recursos incluídos no software?

Um dos principais pontos de venda do ERP é a grande variedade de recursos disponíveis nas soluções de software. No entanto, algumas dessas ferramentas estão disponíveis apenas em algumas opções de software. Como a principal premissa de um sistema ERP é como esses vários módulos interagem entre si para gerar insights acionáveis ​​e executar funções de negócios, é importante verificar e ver se um fornecedor de ERP inclui os recursos básicos e especializados necessários para ajudar a otimizar seus negócios e operações.

Além dos recursos geralmente incluídos nos sistemas ERP “prontos para uso”, existem muitos complementos ou módulos que podem ser implementados com base nas necessidades de seus negócios. Para isso existem os sistemas modulares, o que significa que você não precisa escolher uma solução com recursos de que não precisa. A modularidade permite que os usuários configurem soluções que auxiliam nas operações diárias de seus negócios específicos. Alguns módulos configuráveis ​​solicitados com frequência incluem:

Contabilidade

O módulo de contabilidade pode ajudar a reduzir a quantidade de tempo que seus contadores gastam em tarefas tediosas, como por exemplo, inserir manualmente informações de recibo nos relatórios de despesas. Com um sistema contábil automatizado e integrado, você pode executar ações como o envio automático de faturas para clientes com saldos pendentes. Com este exemplo, a solução integrada retiraria do histórico do cliente para buscar automaticamente as informações de contato e o valor devido antes de enviar uma fatura. Este módulo também é especialmente útil porque pode considerar o custo operacional real para determinar a lucratividade e prever o crescimento potencial da receita.

Recursos humanos

Um módulo de recursos humanos pode ajudá-lo a acompanhar os aplicativos candidatos, a PTO dos funcionários e a alocação de bônus, entre outras tarefas. Um bom exemplo de como essa ferramenta se integraria a outros módulos é que você poderia reembolsar automaticamente os funcionários pelas sobras adicionais da TDF no final do ano, integrando esse sistema ao seu programa de contabilidade. Essa função funcionaria analisando automaticamente os dias restantes da PTO para funcionários de toda a empresa, calculando quanto é devido e, em seguida, usando as informações da conta bancária do funcionário para enviar o pagamento.

Fabricação

O software ERP é muito útil para empresas de manufatura e distribuição. Essas ferramentas são multifacetadas e podem ajudar a otimizar muitos aspectos do processo de fabricação. Por exemplo, uma ferramenta dentro desse conjunto pode determinar o ponto de reordenação dos materiais necessários para a produção de mercadorias. Isso pode ser medido com base em fatores como a popularidade do item, quantidade de recursos atualmente disponível bem como o tempo que levaria para o envio do material. 

Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente

As ferramentas de CRM são ótimas para impulsionar o relacionamento de um cliente com sua empresa. Além disso, garantem que a experiência deles seja impecável. O gerenciamento pode analisar a navegação e o histórico de compras do cliente para enviar a eles anúncios direcionados para produtos nos quais eles possam estar interessados. Também pode manter os clientes “informados” quanto ao status da remessa do pedido. 

Gestão de inventário

O rastreamento automatizado de inventário é um módulo ERP comumente solicitado. Essa ferramenta pode prever quando um item ficará fora de estoque e reordenar automaticamente os produtos com base nessa estimativa. Também pode fornecer recomendações sobre quais itens de inventário devem ser colocados próximos uns dos outros, com base nos hábitos de compra do cliente. Isto agiliza o processo de distribuição.

Como os sistemas ERP são implantados?

O software ERP pode ser obtido através da instalação no local ou como uma solução baseada na nuvem. Alguns fornecedores de ERP oferecem os dois métodos de instalação, como a Siac Sistemas. Dependendo das necessidades específicas da sua empresa, você escolhe qual é o mais adequado para suas operações.

Para instalação no local, o software é instalado diretamente nos servidores que sua empresa possui e mantém. Um dos principais benefícios da instalação no local é que o software está disponível com ou sem uma conexão à Internet. Por outro lado, o software baseado na nuvem costuma ser mais econômico em termos iniciais, devido aos custos reduzidos de instalação. A  acessibilidade e o preço de um modelo baseado em nuvem, por exemplo, costuma ser o principal ponto positivo para algumas empresas.

O que é integração de sistemas ERP e como funciona?

É altamente provável que sua empresa já use algum software em suas operações diárias, seja para contabilidade ou CRM. A integração do ERP permite aplicar o software atual à sua nova solução de ERP. Assim, os recursos podem trabalhar em conjunto de forma holística.

Ao analisar as oportunidades de integração de ERP, você deve observar se os possíveis fornecedores de ERP dizem que seu produto é personalizável ou configurável. A diferença entre o significado dessas duas palavras no domínio de software pode gerar ou eliminar uma opção de solução em potencial. Portanto, você pode preferir uma solução configurável ao invés de uma solução personalizável ou vice-versa.

Motivos pelos quais as integrações do ERP podem falhar:

• Falta de planejamento em relação a fatores como necessidade de personalização;
• Configuração incorreta do orçamento e
• ausência de uma estratégia de alocação de recursos de TI . 

A chance de uma integração bem-sucedida pode ser aumentada criando objetivos e usando a previsão ao analisar as opções de solução. Por exemplo, uma boa pergunta a ser feita: “Posso comprar o software ERP básico, além dos recursos específicos de que preciso?”. Se a resposta for não, você pode começar a procurar opções de custo mais baixo.

Que tipos de empresas usam programas de ERP?

Tanto as pequenas empresas quanto as grandes corporações usam o software ERP para otimizar seus fluxos de trabalho. Além disso soluções de recursos empresariais também são usadas em vários setores. Alguns dos setores em que pequenas e grandes empresas geralmente usam software ERP incluem:

• Varejo
• Fabricação
• Farmacêutico
• Distribuição
• Tecnologia
• Hospitalidade
• Construção
• Aeroespacial e Defesa

Dependendo do fornecedor do ERP , o software pode ser personalizado ou configurado com base nas necessidades específicas do seu setor. Por exemplo, muitas distribuidoras de medicamentos e produtos hospitalares que usam o ERP são capazes de acompanhar as regulamentações legais por meio de seu sistema ERP. Isto lhes permite atualizar seu fluxo de trabalho de acordo com as normativas.

Dependendo do setor em que você está, pode haver sistemas ERP específicos desenvolvidos de acordo suas necessidades 

Por exemplo, software de distribuição e software de manufatura se enquadram no pacote ERP. O benefício de usar essas soluções específicas para empresas de distribuição ou fabricação seria que o uso desse software especializado resulta em menor necessidade de personalização ou configuração para colocar o software em funcionamento.

O software ERP é uma solução versátil e amplamente implementada que muitas empresas usam para facilitar os processos de negócios. Devido à variedade de opções de personalização e configuração disponíveis, você pode personalizar as soluções para suas necessidades específicas e para o software existente que você já usa. Ao automatizar fluxos de trabalho, as soluções de ERP diminuem o fluxo de trabalho diário.

Você tem outras perguntas sobre como os sistemas ERP funcionam? Deixe-nos saber nos comentários abaixo!