Retificar ECF é algo bem simples de fazer. O prazo para essa retificação é de até 5 anos e é válida para qualquer ECF. Porém esse é um processo que pode acabar gerando mais trabalho para o empreendedor. É preciso saber que qualquer modificação na declaração em anos anteriores, o obriga a ajustar os documentos que serão entregues posteriormente.

Para quem não faz a entrega da ECF, há penalidades. As empresas tributadas pelo Lucro Real, se deixarem de apresentar a declaração, ou fizer com erros ou omissões serão multadas. Retificar ECF é uma forma evitar as multas, em casos onde houve erro de alguma informação apresentada. O valor da multa é estabelecido com base no Drecreto-Lei n°1.598, de 1977. Os valores são limitados a 10% do lucro líquido:

• R$ 100 mil no caso de micro e pequenas empresas;
• R$ 5 milhões para as demais empresas.

Os valores das multas podem ser reduzidos em até 90%. Isso ocorre quando há apresentação das informações exigidas dentro do prazo de 30 dias.

Procedimento para retificar ECF

Para retificar ECF é necessário que o campo 12 do registro 0000 (0000.RETIFICADORA) deve estar preenchido com “S” (ECF Retificadora). O procedimento para retificar ECF é:

• Exporte o arquivo da ECF original;
• Abra o arquivo da ECF exportado em um programa tipo “Bloco de Notas”;
• Se o arquivo é o que foi assinado, remova a assinatura. A assinatura é um conjunto de caracteres “estranhos” que fica após o registro 9999. Basta apagar tudo que fica após tal registro. Para fazer isso, edite a escrituração com algum editor de texto do tipo “Bloco de Notas”.
• Altere com campo 12 do registro 0000 para “S” (ECF retificadora) – também é possível fazer as correções neste momento. Caso prefira fazer no próprio programa da ECF, salve o arquivo;
• Importe o arquivo da ECF retificadora;
• Faça a correção dos dados no programa da ECF;
• Valide;
• Assine;
• Transmita a ECF retificadora.

Fonte: Manual da ECF _ versão 2017.

Ter um software de gestão facilita muito todo o processo. Para a transmissão da ECF é necessário que a empresa tenha um certificado digital e também, uma assinatura eletrônica do contador.