Muitas pessoas pensam no atendimento ao cliente apenas nos termos do processo de seleção, compra e suporte. Quanto ao processo de faturamento e pagamento, bem, isso é uma reflexão tardia. Tudo o que importa é conseguir o dinheiro, certo?

No entanto, tornar a experiência do cliente a melhor possível quando se trata de lidar com faturas e pagamentos é realmente importante.

Seus clientes ficarão felizes e mais propensos a usar seus negócios novamente se puderem pagar a fatura de maneira rápida e fácil. Mais importante, você pode descobrir que é pago mais rapidamente.

Isso também terá benefícios óbvios para o seu fluxo de caixa .

Acrescente a isso o fato de que os processos de pagamento das pequenas empresas costumam estar cheios de pequenas, quase invisíveis, ineficiências que consomem tempo.

De fato, a geração de faturas ocupa 14,2% do tempo médio de administração da empresa, de acordo com pesquisa recente da Sage.

Depois de considerar o tempo necessário para entregar essas faturas, verifique se elas foram pagas e acompanhe 45% das faturas que não são pagas em 30 dias, esse tempo aumenta ainda mais.

Uma experiência do cliente para evitar

Suponha que você entrou em uma loja. Você pega algo da prateleira. Mas há um problema. Não há etiqueta de preço. Bem, ok, talvez isso não importe. Você pode adivinhar o preço e não deve ser muito caro.

Mas há outro problema. Você não consegue encontrar o checkout.

Você procura nos corredores acima e abaixo. Depois de alguns minutos, você o encontra enterrado na parte de trás da loja, em um canto escuro. Não há ninguém cuidando disso. Enquanto você espera e bate o pé, um membro da equipe se aproxima.

Há outro problema. Você deseja pagar usando seu cartão de débito.

O membro da equipe balança a cabeça lentamente e aponta para uma placa atrás dele que você não tinha visto até agora – apenas dinheiro.

Você vasculha seus bolsos antes de sair correndo para o carro e pegar algumas moedas soltas. Você apenas o suficiente. Você volta para dentro e entrega o dinheiro.

O membro da equipe começa a se afastar.

“Ei, que tal um recibo?” você pergunta. O membro da equipe suspira, caminha de volta, cutuca a caixa registradora e entrega uma.

Ao sair, você decide que não voltará a essa loja tão cedo.

Sua empresa está dificultando a vida de seus clientes nos processos de faturamento e pagamento?

Aqui estão algumas dicas para ajudar você e seus clientes a ficarem satisfeitos quando se trata de faturamento e pagamentos:

1. Ofereça aos seus clientes diferentes métodos de pagamento

Se seus clientes tiverem de pagar suas faturas de uma maneira que não lhes é natural ou familiar, eles podem decidir resolver isso mais tarde, quando tiverem um momento de silêncio para trabalhar no processo.

Infelizmente, esse momento pode não ocorrer, pois outras questões urgentes têm prioridade – e o resultado é que elas esquecem tudo sobre sua fatura.

Ao oferecer opções flexíveis de pagamento, o software certo permite que os clientes paguem da maneira mais rápida, fácil e conveniente para eles.

Isso significa pagamentos mais rápidos, menos faturas esquecidas e menos tempo acompanhando os pagamentos perdidos.

Alguns fornecedores integrarão suas faturas diretamente ao seu sistema de pagamento, para que os clientes possam pagar com cartão de crédito ou débito diretamente da fatura em questão de cliques, em vez de gastar mais tempo desenterrando os dados bancários.

Pesquisas mostram que, enquanto os clientes levam em média 35 dias para fazer pagamentos em dinheiro, cheque ou transferência bancária, os botões ‘pagar agora’ nas faturas ou pagamentos por telefone reduzem isso para apenas 20 dias.

Isso significa mais dinheiro no banco para você e menos tempo fazendo essas chamadas telefônicas para perseguir pagamentos.

2. Automatize seu processo de rastreamento de faturas

Ao configurar um sistema que avisa automaticamente quando as faturas são recebidas e pagas, você saberá exatamente quais clientes precisam perseguir e evitará perder tempo vasculhando extratos bancários e comparando números de faturas.

Isso também significa que os dados sobre como, quando e o valor que os clientes pagam a você são automaticamente transferidos e rastreáveis ​​no seu software de contabilidade .

Você pode até antecipar quais clientes provavelmente pagarão tarde e adaptar suas faturas de acordo. Opções de software como o Siac Net podem realizar uma avaliação de risco inicial de cada cliente.

Você pode usar essas informações para decidir, caso a caso, quanto crédito você deve oferecer e, em seguida, perseguir automaticamente os pagamentos em atraso quando eles ocorrerem.

3. Crie faturas precisas

Existem poucas coisas mais estressantes e demoradas do que debater a precisão de suas faturas com os clientes – ou corrigir erros nas faturas que, compreensivelmente, surgem do processamento manual.

Incomoda seus clientes. Te incomoda.

Isso não cria bons relacionamentos e ninguém gosta de desperdiçar seu tempo valioso em coisas como essa.

Para evitá-lo, procure uma função que alterne seus clientes da estimativa para a fatura automaticamente no seu software de contabilidade.

Se isso não for possível, tente copiar e colar detalhes diretamente da estimativa para o formulário da fatura.

Obviamente, o padrão-ouro aqui seria que sua equipe de campo convertesse a estimativa em uma fatura, removendo qualquer trabalho adicional para seu departamento financeiro.

É por isso que pensar ‘aberto e inclusivo’ nas suas opções de software é sempre o melhor – se todos estiverem na mesma plataforma, os fluxos de trabalho como esses são fáceis de criar e todos se beneficiam.

Conclusão sobre o processo de faturamento e pagamento

Há tudo a ganhar e nada a perder, considerando toda a jornada do cliente / cliente com o seu negócio – incluindo tornar o processo de faturamento e pagamento o mais fácil possível.

E, graças a um software moderno, como o Siac Net, tudo isso pode levar apenas algumas horas para ser implementado. Entre em contato agora mesmo com um de nossos consultores!